À l’occasion de la Journée mondiale des archives célébrée chaque 9 juin, les professionnels de la gestion documentaire et des bibliothèques au Sud-Kivu ont souligné l’importance des archives dans la préservation de la mémoire institutionnelle et l’accès à l’information.
Pour Claude Rugamika, Secrétaire de l’Ecole d’application EDAP, les archives jouent un rôle essentiel dans la conservation des données et des documents administratifs. Selon lui, elles permettent notamment de retrouver des informations anciennes lorsqu’un usager sollicite un duplicata ou un document datant de plusieurs années.
« Il est important de sauvegarder les archives parce qu’elles nous aident à retrouver les anciens documents et à en faire des copies si nécessaire », explique-t-il.
Notre source indique que la mauvaise conservation des archives peut entraîner la perte de données importantes et de documents administratifs, compromettant ainsi le bon fonctionnement des institutions. Pour améliorer la gestion des archives dans la province du Sud-Kivu, Claude Rugamika recommande la numérisation des documents.
Cette pratique permettrait, selon lui, d’assurer une meilleure conservation des informations et de les retrouver facilement même après plusieurs années.
De son côté, Jacqueline Lutala, représentante de la Bibliothèque centrale de l’ISP/Bukavu, rappelle que les archives constituent la mémoire vivante des institutions et favorisent la lecture ainsi que la recherche.
« Les événements passent mais les institutions restent, la parole passe mais les écrits restent » , souligne-t-elle.
Elle estime qu’il est indispensable pour chaque institution de disposer d’un service d’archives efficace afin de permettre aux visiteurs, chercheurs, étudiants et autres usagers de connaître son histoire, son évolution et ses réalisations à travers le temps.
À travers cette célébration, les professionnels du secteur appellent les institutions publiques et privées à accorder davantage d’attention à la conservation des archives, considérées comme un patrimoine essentiel pour la transmission du savoir et la préservation de la mémoire collective.
Ahana Banze et Biabele Nyongolo